Dobra wiadomość na początek: osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, nie muszą składać zawiadomienia ZAW-FA. Więcej o tym czym jest KSeF i jaki jest harmonogram wdrożenia przeczytasz TUTAJ.
Jeżeli jednak mówimy o spółkach, które nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, sytuacja wygląda inaczej. W ich przypadku logowanie do systemu KSeF będzie możliwe dopiero po dopełnieniu formalności, czyli po złożeniu zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.
Zanim jednak przejdziesz do wypełniania formularza, warto się na chwilę zatrzymać i przyjrzeć się strukturze organizacyjnej spółki. Kluczowe jest bowiem wskazanie jednej konkretnej osoby fizycznej, która jako pierwsza otrzyma dostęp do KSeF w imieniu spółki. Nazwijmy ją roboczo KSeF Masterem.
Formularz ZAW-FA pozwala wskazać tylko jedną osobę. Co ważne – kolejną osobę będzie można upoważnić dopiero po odebraniu uprawnień tej wskazanej wcześniej. Dlatego wybór pierwszego użytkownika nie powinien być przypadkowy.
Rola tej osoby jest bardzo istotna. To ona:
- jako pierwsza loguje się do systemu KSeF,
- nadaje sobie odpowiednie uprawnienia,
- a następnie rozdziela dostęp i uprawnienia kolejnym osobom w spółce.
W praktyce oznacza to, że pierwszy użytkownik otrzymuje najszerszy zakres uprawnień – ma wgląd do wszystkich danych w systemie i możliwość przekazywania uprawnień dalej. Z tego względu warto wybrać osobę zaufaną, najlepiej taką, która faktycznie będzie odpowiadała za obszar finansów lub organizację pracy z KSeF.
Gdy decyzja jest już podjęta, oficjalny reprezentant spółki w KRS wypełnia i podpisuje formularz ZAW-FA, a następnie składa go do właściwego urzędu skarbowego. Dopiero po tej czynności możliwe będzie pierwsze logowanie do systemu.
Jeśli potraktujesz ten etap jako element porządkowania dostępu i odpowiedzialności w spółce, a nie tylko „kolejny obowiązek”, cały proces okaże się znacznie prostszy.
Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA?
W zawiadomieniu ZAW-FA w pierwszej kolejności należy wskazać identyfikator podatkowy NIP spółki (pole 1).
Następnie w części „A” zawiadomienia „MIEJSCE I CEL SKŁADANIA” należy wypełnić pole 5 poprzez wskazanie właściwego dla spółki naczelnika urzędu skarbowego oraz w polu 6 zaznaczyć kwadrat „nadanie uprawnień”:
W części „B” zawiadomienia wpisuje się dane spółki, która składa zawiadomienie. W polu 7 należy zaznaczyć „podmiot niebędący osobą fizyczną”, w polu 8 pełną nazwę spółki oraz w kolejnych jej dane adresowe i kontaktowe z obowiązkowym adresem e-mail. Na ten email zostanie wysłana informacja o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF.
Część „C” to wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF. Należy wypełnić wszystkie pola. Bardzo ważne jest pole 38 – adres e-mail, ponieważ na ten adres osoba wskazana otrzyma informację o nadaniu uprawnień:
Część „D” wypełnia się jedynie gdy w polu 6 wybrano opcję „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnikach” – w przeciwnym razie pozostawimy tę część niewypełnioną.
W części „E” podpisuje się formularz przez osobę wskazaną jako reprezentant spółki. Jeżeli formularz ma być złożony w formie elektronicznej wymagane są podpisy przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.
Jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA?
Poprawnie wypełnione i podpisane zawiadomienie ZAW-FA należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla danej spółki. Można to zrobić na dwa sposoby:
- papierowo – osobiście w urzędzie albo wysyłając dokument pocztą,
- elektronicznie – za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
Jeżeli wybierasz formę elektroniczną, warto przed wysyłką dokładnie sprawdzić podpisy. ZAW-FA musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danej formy prawnej. Przykładowo, jeśli umowa spółki wymaga podpisu dwóch członków zarządu, to właśnie w takim składzie dokument powinien zostać podpisany.
Ten krok jest istotny – poprawne podpisanie formularza pozwala uniknąć wezwań do uzupełnień i niepotrzebnych opóźnień w dostępie do KSeF.
Krok 1: Zapisz formularz jako plik PDF
Krok 2: Podpisz elektronicznie plik PDF, używając Profilu Zaufanego lub Podpisu kwalifikowanego.
Krok 3: Zaloguj się do e-Urząd Skarbowy. Przejdź do zakładki DOKUMENT – PISMO OGÓLNE. Następnie uzupełnij informacje:
Rodzaj pisma: inne pismo
Temat pisma: ZAW-FA
Krok 4: Wyślij Pismo Ogólne, dołączając podpisany plik ZAW-FA jako załącznik
Na zakończenie – co warto zrobić teraz?
Choć obowiązek korzystania z KSeF w pełnym zakresie jeszcze przed nami, to już teraz warto zadbać o podstawy. Od 1 lutego 2026 r. logowanie do KSeF będzie niezbędne, aby móc odbierać faktury ustrukturyzowane wystawiane spółce przez największych dostawców, takich jak firmy z branży energetycznej, paliwowej czy telekomunikacyjnej.
Dlatego zamiast odkładać temat „na później”, rekomenduję prostą sekwencję działań:
- Sprawdź, czy spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
- Jeśli nie – wybierz zaufaną osobę, która zostanie pierwszym użytkownikiem KSeF (KSeF Master).
- Złóż poprawnie ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.
- Po uzyskaniu dostępu skonfiguruj uprawnienia dla kolejnych osób w spółce.
Dzięki temu, gdy KSeF stanie się codziennością w relacjach z dużymi kontrahentami, spółka będzie na to po prostu gotowa – bez nerwowych działań na ostatnią chwilę i bez ryzyka przerw w obiegu faktur.