Od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce stanie przed nowym obowiązkiem – korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To zmiana, która obejmie wszystkich – na początku duże spółki, następnie mikroprzedsiębiorców.

Dla wielu osób może to być źródło niepokoju: nowy system, nowe procedury, kolejne obowiązki. Ale dobrze wdrożony KSeF może przynieść też realne korzyści – porządek w dokumentach, mniej pomyłek i szybszą współpracę z biurem rachunkowym.

W tym artykule wprowadzającym do cyklu „KSeF bez stresu” nakreślę Ci, co naprawdę oznacza ta zmiana, co zyskasz, na co uważać i jak przygotować się pod kątem harmonogramu, żeby nie dać się zaskoczyć.

Czym jest KSeF – w prostych słowach

Krajowy System e-Faktur to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym będą wystawiane i przechowywane wszystkie faktury. To platforma służąca w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wymiana faktur przez system będzie obowiązkowa w obrocie B2B (czyli między przedsiębiorcami) a fakultatywna w obrocie B2C (czyli sprzedaż dla konsumentów).

Nie będziesz już wysyłać kontrahentowi faktur mailem, drukować ich ani przechowywać w segregatorach. Wszystkie dokumenty sprzedażowe i zakupowe będą trafiały bezpośrednio do KSeF – w formie ustandaryzowanego pliku XML, zgodnego ze schematem FA(3).

Faktura zostanie uznana za wystawioną w momencie przyjęcia przez system, a KSeF nada jej unikalny numer. Oznacza to, że wystawienie faktury poza KSeF w obrocie B2B nie będzie już możliwe, a moment przesłania dokumentu do KSeF warunkuje datę wystawienia faktury.

To oznacza, że data wystawienia = data określona w polu P_1 schematu.

Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W tym samym dniu podatnik (o godz. 23:50) przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana przed północą na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data przesłania faktury do KSeF, czyli 1 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że data wskazana w pliku faktury jest zgodna z datą przesłania faktury do KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0

System stanie się jednym, centralnym miejscem, w którym przechowywane będą wszystkie faktury przez 10 lat – bez potrzeby tworzenia kopii i archiwizacji.

Dlaczego wprowadzono KSeF

Celem systemu jest pełna cyfryzacja i zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Nabywca będzie miał bowiem gwarancję, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dzięki wdrożeniu KSeF nastąpi zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, a równocześnie organy skarbowe będą miały niemal natychmiastowy wgląd do przeprowadzonej transakcji.

Dzięki KSeF:

• organy skarbowe szybciej wykryją oszustwa i błędy w rozliczeniach,
• przedsiębiorcy zyskają dostęp do przechowywanych faktur w dowolnym momencie,
• nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur,
• dane o sprzedaży będą spójne i ujednolicone.

To element większej cyfryzacji procesów podatkowych w Polsce, podobnie jak wcześniej e-deklaracje czy JPK. Jest to rewolucja od której już nikt z nas nie ucieknie.

Dzięki KSeF możesz zyskać spokój, kontrolę i oszczędność czasu – pod warunkiem, że odpowiednio się przygotujesz.

Cienie KSeF – na co musisz uważać

Zmiana systemu fakturowania wiąże się też z wyzwaniami, zwłaszcza dla małych firm.

Na co zwrócić uwagę:

• trzeba nauczyć się, jak wystawiać faktury w systemie i nadawać uprawnienia.
• trzeba regularnie logować się do systemu lub korzystać z programu zintegrowanego z KSeF.
• nieprawidłowo nadane uprawnienia mogą utrudnić pracę firmy i biura rachunkowego.
• w trybie offline fakturę trzeba później przesłać do systemu w ciągu 24 godzin.
• konieczność ustalenia nowych zasad współpracy z księgowością i zmiana organizacji pracy.

Dlatego warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem – zanim obowiązek wejdzie w życie.

Harmonogram wdrożenia

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF:

• nie wystawiasz już faktur w PDF ani w Wordzie – tylko w systemie KSeF lub programie z nim połączonym,
• nie wysyłasz faktur klientom – odbiorca zobaczy je w systemie po zalogowaniu,
• nie przechowujesz kopii – wszystko jest archiwizowane przez Ministerstwo Finansów,
• Twoje biuro rachunkowe ma stały dostęp do faktur i może księgować je na bieżąco.

To oznacza mniej formalności, ale więcej odpowiedzialności za poprawność danych.

Zanim jednak to się zdarzy musisz zapisać sobie w kalendarzu kilka ważnych dat:

1 listopad 2025 – uruchomione zostaną certyfikaty i uprawnienia

od 3 listopada 2025 – możesz już zacząć testować aplikację podatnika

od 15 listopada 2025 – wersja przedprodukcyjna pozwoli Ci już nadać uprawnienia odpowiednim osobom, które będą odpowiedzialne za fakturowanie w Twoim imieniu

1 lutego 2026 – KSeF staje się obowiązkowy dla dużych podmiotów, które w 2024 r. osiągnęły wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł, od tego momentu musisz już znać większość funkcjonalności KSeF, bo faktury od dużych podmiotów będziesz mógł ściągać tylko z systemu.

1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy zostaną włączeni w obowiązek fakturowania przez KSeF

Ministerstwo Finansów przewidziało dłuższy okres wdrożenia dla małych podmiotów, którzy wystawiają w miesiącu faktury na kwotę niższą niż 10 tys zł/ miesięcznie – po przekroczeniu tego limitu w którymś z miesięcy będą musieli przejść do KSeF od pierwszej faktury przekroczeniowej.

1 stycznia 2027 już wszystkie podmioty będą w systemie KSeF.

Jak przygotować się do KSeF – krok po kroku

Nie musisz wszystkiego robić od razu, ale warto działać systematycznie.
Oto plan, który pomogę Ci zrealizować w cyklu maili „KSeF bez stresu”:

1. Zrozum, czy i kiedy obowiązek Cię dotyczy.
2. Sprawdź, jakie decyzje musisz podjąć (kto wystawia faktury, jakie uprawnienia będzie miało Twoje biuro rachunkowe).
3. Zaloguj się do systemu i przetestuj dostęp.
4. Ustal nowe zasady współpracy z księgowością.
5. Naucz się wystawiać i odbierać faktury w KSeF.
6. Sprawdź statusy i poznaj zasady korekt.

Każdy z tych kroków opiszę Ci w oddzielnych wpisach, w prosty i praktyczny sposób.

Nie czekaj do ostatniej chwili

Im wcześniej poznasz zasady działania KSeF, tym mniej stresu i nerwów, gdy obowiązek stanie się faktem.
Cyfryzacja podatków to kierunek, którego nie da się zatrzymać – ale można ją wykorzystać na swoją korzyść.
Z moimi materiałami przejdziesz przez ten proces bez chaosu, bez paniki i bez błędów.